La automatización puede transformar su negocio, pero muchos líderes se paralizan ante estas preguntas:
- ¿Qué proceso automatizar primero?
- ¿Cómo garantizar que la inversión valga la pena?
- ¿Qué errores debo evitar?
Como expertos en transformación digital con más de 25 años en la industria, compartimos el método que hemos aplicado en diversas empresas de diferentes sectores:
1. El proceso ideal para comenzar (y cómo identificarlo)
Caso real: Una cadena de restaurantes automatizó primero su inventario (no las ventas), porque:
- Era su mayor dolor (30% de pérdidas por errores manuales)
- Los datos eran estructurados (fáciles de procesar)
- El ROI era claro: cada error evitado = $5,000 mensuales
Regla de oro: Empiece con procesos que:
✓ Tengan datos digitalizables (Excel, PDFs, formularios web)
✓ Consuman >15 horas semanales de trabajo manual
✓ Tengan métricas claras para medir el éxito
2. El error que cometen el 80% de las empresas
La mayoría automatiza procesos sin antes optimizarlos. Resultado: “Sistematizan la ineficiencia”.
Ejemplo: Un banco automatizó su aprobación de créditos, pero mantuvo 12 pasos redundantes. La solución real fue:
- Rediseñar el flujo (de 12 a 4 pasos esenciales)
- Luego automatizar
Metodología probada:
- Mapee el proceso actual (incluyendo “trampas ocultas”)
- Elimine pasos innecesarios
- Estandarice lo que queda
- Recién entonces automatice
3. Cómo calcular el ROI real (más allá del ahorro directo)
Fórmula completa:
ROI = (Ahorros directos + Ingresos recuperados) – (Costo desarrollo + Mantenimiento)
4. La trampa de las soluciones fragmentadas
Problema común: Usar 5 herramientas diferentes para:
- Facturación
- CRM
- Inventario
- Contabilidad
- Reportes
Resultado: Datos incompatibles, dobles capturas y costos ocultos de integración.
Solución escalable: Plataformas unificadas que:
- Comienzan con un módulo central (ej: ventas)
- Permiten añadir funcionalidades progresivamente
- Mantienen todos los datos interconectados
5. Primeros pasos accionables
1. Liste sus 5 procesos más repetitivos
2. Priorícelos por:
- Impacto económico (pérdidas/ganancias)
- Complejidad técnica
- Volumen de transacciones
3. Para el #1:
- Cronometre su tiempo actual
- Documente cada paso
- Identifique cuellos de botella
Ejercicio práctico:
Si su equipo gasta 25 horas semanales generando reportes:
- Automatizarlo podría liberar $3,750/mes (en salarios)
- Mejorar la calidad de los datos
- Permitir análisis en tiempo real
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Conclusión experta:
La automatización exitosa sigue esta secuencia:
Identificar → Optimizar → Automatizar → Medir → Escalar
Empiece pequeño, pero piense en grande. Un proceso bien automatizado puede ser la base para transformar toda su operación.
Héctor Emilio Del Ángel es ingeniero egresado del Tecnológico de Monterrey y actualmente se desempeña como Socio fundador y Director de Desarrollo de Negocio en PluralMed, empresa de tecnología con sede en Nuevo León.
Con una sólida trayectoria en corporaciones globales, ha desarrollado proyectos de software, telecomunicaciones, IoT e Inteligencia Artificial en sectores como el corporativo, ganadero, salud y logístico. Su perspectiva internacional se ha enriquecido gracias a estancias profesionales y académicas en países como Guatemala, Suiza y Taiwán.
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